Plan działania Urzędu na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami na lata 2023 - 2024.

Wstęp

Plan dotyczy Ministerstwa - zwanego dalej podmiotem.

Wypełniając potanienia ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami Podmiot przygotował plan działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

Realizacja niniejszego planu przyczyni się do stopniowego niwelowania zidentyfikowanych barier w dostępności występujących w Podmiocie. Ma to służyć poprawie warunków życia i funkcjonowania obywateli, zwłaszcza tych ze szczególnymi potrzebami wynikającymi z niepełnosprawności, podeszłego wieku czy choroby.

Plan został oparty o podział na cztery grupy obszarów dostępności:

  • dostępność architektoniczna,
  • dostępność cyfrowa,
  • dostępność informacyjno- komunikacyjna,
  • pozostałe działania.

W ramach pozostałych obszarów dostępności uwzględniono te, które nie mieszczą się wprost w obszarach podstawowych, jakimi są: dostępność architektoniczna cyfrowa oraz informacyjno - komunikacyjna.

Pozostałe obszary dostępności zawierają grupę działań, które mogą dotyczyć:

  • działań związanych z zatrudnieniem, jak: dostępność procesu rekrutacji, dostępność miejsca pracy w podmiocie,
  • organizacji działań dotyczących dostępności w podmiocie, jak np. funkcjonowanie koordynatora ds. dostępności,
  • współpracy z podmiotami działającymi na rzecz dostępności np. organizacjami pozarządowymi,
  • działań podnoszących kompetencje zespołu pracowniczego w podmiocie objętym planem,
  • działań informacyjnych i inicjatyw na rzecz szerzenia wiedzy o podejmowanych przez podmiot działaniach w obszarze dostępności,
  • specyficznych dla charakteru danego podmiotu działań realizowanych na rzecz klientów.

Osoby ze szczególnymi potrzebami

Z punktu widzenia niniejszego planu przyjmuje się, że ilekroć wskazuje się na „osoby ze szczególnymi potrzebami” należy przez to rozumieć, zgodnie z Ustawą, osobę, która ze względu na swoje cechy zewnętrzne lub wewnętrzne, albo ze względu na okoliczności, w których się znajduje, musi podjąć dodatkowe działania lub zastosować dodatkowe środki w celu przezwyciężenia bariery, aby uczestniczyć w różnych sferach życia na zasadzie równości z innymi osobami.
Wśród osób ze szczególnymi potrzebami można wyróżnić osoby:
  • poruszające się za pomocą wózków, o kulach, o ograniczonej możliwości poruszania się,
  • niewidome i słabowidzące,
  • z niepełnosprawnością słuchu,
  • głuchoniewidome – z jednoczesnym uszkodzeniem wzroku i słuchu,
  • z zaburzeniami psychicznymi,
  • z niepełnosprawnością intelektualną/deficytami poznawczymi,
  • mające trudności w komunikowaniu się z otoczeniem (także z rozumieniem języka pisanego albo mówionego),
  • o nietypowym wzroście (np. osoby niskorosłe),
  • starsze, u których szczególne potrzeby pojawiły się wraz z wiekiem,
  • kobiety w ciąży,
  • z małymi dziećmi, w tym z wózkami dziecięcymi.
Zgodnie z Ustawą o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami każdy może mieć szczególne potrzeby na jakimś etapie życia lub w konkretnej sytuacji.

Analiza stanu zastanego

Podmiot zlokalizowany jest w 1 budynku i posiada 5 oddziałów/wydziałów zamiejscowych/innych, z których każdy zlokalizowany jest w 1 budynku.

Podmiot jest administratorem 3 stron internetowych:

www.xxxxx.gov.pl

www.yyyyy.gov.pl

www.abcabc.gov.pl

 

Urząd znajduje się w dogodnym miejscu komunikacyjnym. W bliskiej odległości znajduje się metro, komunikacja autobusowa. Przed urzędem znajduje się parking, na którym wyznaczono 3 miejsca dla osoby z niepełnosprawnością. Na parkingu znajduje się rampa, która otwiera się po naciśnięciu przycisku. Przycisk nie jest dostępny dla osoby na wózku lub niskorosłej. Nie ma informacji o tym z kim należy się skontaktować aby móc dostać się na parking.

 

Budynek jest nowy, mimo to występują w nim bariery architektoniczne. W instrukcji dot. bezpieczeństwa pożarowego nie odniesiono się do osób ze szczególnymi potrzebami. Na poszczególnych piętrach wyznaczono koordynatorów ewakuacji.

 Dostępność architektoniczna:

Wejście dla osoby z niepełnosprawnością wejściem głównym, po pokonaniu znacznej odległości od miejsca parkingowego- konieczność obejścia budynku w celu skorzystania z drogi bez schodów.

Wejście do budynku drzwiami z możliwością otwarcia drugiego skrzydła.

W budynku winda i szerokie korytarze.

Na parterze toaleta dla osób z niepełnosprawnościami. Toaleta nie jest oznaczona, możliwość dostania się do niej tylko przy pomocy pracownika. Konieczne jest przejście drzwi otwieranych tylko na przepustkę.

W Sali obsługi sofy oraz niskie stoliki, miejsce dla seniorów oraz rodziców z dziećmi. Część miejsc obsługi jest obniżona i są przy nich fotele.

 

Koordynator dostępności:

Naczelnik urzędu powołał koordynatora dostępności w urzędzie w formie komunikatu. Określono osobę oraz jej zadania. Powołano także zespół wspierający koordynatora w wykonywaniu jego zadań.

 

Dostępność informacyjno- komunikacyjna:

W urzędzie tablice informacyjne. Na tablicach umieszczono informacje, które są nieczytelne z powodu zbyt małej czcionki. Tablice nie są oznaczone rodzajowo- informacje na dane tablicy dotyczą różnych zakresów. Brak pętli indukcyjnej oraz obsługi przez videotłumacza.

Urząd wdrożył udogodnienie w postaci możliwości komunikowania się z klientami instytucjonalnymi za pomocą aplikacji Teams.

W urzędzie funkcjonuje zespół ds. prostego języka. Urzędy Skarbowe przygotowują pisma w języku prostym i poprzez wewnętrzny system informatyczny dzielą się tymi wzorami z innymi urzędami. W urzędzie funkcjonują standardy prostego języka. W urzędzie wyznaczono dla każdego klienta instytucjonalnego pracownika, który koordynuje jego sprawy w urzędzie.

 

 Dostępność cyfrowa:

Strona administrowana jest przez Izbę Skarbową. Umieszczone są na niej informacje dot. obsługi klienta z niepełnosprawnością oraz deklaracja dostępności.

 

Urząd zatrudnia osoby z niepełnosprawnościami- wskaźnik wynosi 2,13%.

Urząd w odniesieniu do klienta posługuje się procedurami zastanymi m.in. dotyczącymi epuap. Język tych procedur nie zawsze jest dostępny, zwłaszcza dla osób starszych oraz tych o ograniczeniach poznawczych.

 

Urząd podlega Izbie Administracji Skarbowej, która odpowiada za przygotowywanie części dokumentów oraz m.in. za prowadzenie strony www.

Urząd prowadzi ocenę swoich usług poprzez badanie ankietowe. Urząd został wyróżniony w plebiscycie Gazety Wyborczej oraz BCC jako urząd przyjazny klientowi.

Pracownicy urzędu nie uczestniczyli w szkoleniach z zakresu obsługi klienta ze szczególnymi potrzebami.

Podmiot przygotował i aktualizuje raz na kwartał deklarację dostępności. Deklaracja umieszczona jest na stronie www.urzad.gov.pl


Przed przystąpieniem do przygotowania planu wykonane zostały następujące audyty/analizy:

  • raport o stanie zapewnienia dostępności podmiotu,
  • raport z audytu cyfrowego stron www,
  • raport dotyczący satysfakcji klientów podmiotu za rok 2022,
  • raport dot. satysfakcji z pracy pracownikczek i pracowników podmiotu za rok 2022.

Dotychczasowe działania na rzecz poprawy dostępności

Podmiot podejmuje systematyczne działania na rzecz zwiększenia dostępności pod kątem osób ze szczególnymi potrzebami. 

Poniżej zaprezentowano dotychczas zrealizowane działania w podziale na cztery obszary dostępności:

  1. dostępność architektoniczna,
  2. dostępność cyfrowa,
  3. dostępność informacyjno- komunikacyjna,
  4. pozostałe działania.

Zbiór prezentowanych działań jest swoistą analizą stanu zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami oraz podstawą do planowania kolejnych, ujętych w niniejszym planie.

  1. Działania w obszarze dostępności architektonicznej
    • Audyt dostępności architektonicznej
  2. Działania w obszarze dostępności cyfrowej
    • Dodanie napisów do filmów na YouTube

      Dodano napisy do 125 filmów ze zbioru 225.

    • Dodanie tekstów alternatywnych do zdjęć opublikowanych w serwisie Instagram po 23 września 2020 r.
  3. Działania w obszarze dostępności informacyjno-komunikacyjnej
    • Informacja dotycząca wnioskowania o dostępność z napisami, dźwiękiem i tłumaczeniem na PJM

      Informację umieszczono na stronie www.ministerstwo.gov.pl

    • Zakup pętli indukcyjnej stałej wraz ze szkoleniem pracowników z obsługi pętli.

      Pętle umieszczono w sali obsługi w budynku głownym przy ul. Dostępności 20.

  4. Działania w obszarze pozostałych działaniach
    • Zwiększenie zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w podmiocie

      Wskaźnik zatrudnienia z 1% w na koniec roku 2021 osiągnął  2,13% na koniec roku 2023.

    • Poprawa dostępności procesu rekrutacji osób ze szczególnymi potrzebami

      Zmieniono wzór ogłoszenia o pracę na język prosty.

    • Szkolenia z zakresu dostępności dla kadry urzędu

      Przeszkolono 200 pracowniczek i pracowników

Cel i działania

Celem planu jest stopniowe zwiększanie dostępności podmiotu dla osób ze szczególnymi potrzebami.

Plan wskazuje kierunki niezbędnych zmian i przedstawia harmonogram ich realizacji tak, aby wdrożone rozwiązania posłużyły usprawnieniu funkcjonowania podmiotu i uczyniły go bardziej dostępnym oraz przyjaznym osobom ze szczególnymi potrzebami.
Kluczowa w realizacji założonego celu będzie zmiana podejścia zarówno do obsługi klienta zewnętrznego, jak i wewnętrznego ze szczególnymi potrzebami w podmiocie ale także takie projektowanie usług aby były one w pełni dostępne dla każdego.

Cel planu zostanie zrealizowany poprzez następujące działania:
  1. Działania w obszarze dostępności architektonicznej
  2. Działania w obszarze dostępności cyfrowej
  3. Działania w obszarze dostępności informacyjno-komunikacyjnej
  4. Działania w obszarze pozostałych działaniach

Harmonogram realizacji

Dostępność architektoniczna

1. Oznakowanie przeźroczystych (szklanych) drzwi wejściowych

Priorytet: Średni - wynikający z dobrych praktyk, ale nie z przepisów.
Data początkowa: 2023-01-01
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
1.1 Zakup taśmy samoprzylepnej do naklejenia na drzwi komórka ds. zakupów 4 30
1.2 Oklejenie drzwi taśmą administrator budynku 2 0

2. Wdrożenie rekomendacji z audytu architektonicznego w zakresie oznaczeń pięter budynku głównego.

Priorytet: Średni - wynikający z dobrych praktyk, ale nie z przepisów.
Data początkowa: 2023-02-01
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
2.1 Wybór firmy zewnętrznej wykonującej oznaczenia komórka ds. zamówień publicznych 4 3000
2.2 Umieszczenie oznaczeń na piętrach administrator budynku 2 0

3. Wdrożenie zaleceń z audytu architektonicznego w zakresie oznaczenia miejsc parkingowych

Zgodnie z zaleceniami audytu należy oznaczyć 2 miejsca parkingowe znajdujące się przy budynku Ministerstwa na ul. Dostępności. Oznaczenia należy wykonać zgodnie z rozporządzeniem.

Priorytet: Wysoki - wynikający wprost z przepisów.
Data początkowa: 2023-10-01
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
3.1 Wybór wykonawcy komórka ds. zamówień publicznych 4 0
3.2 Wykonanie oznaczeń administrator budynku 2 8000
3.3 Odbiór przedmiotu zamówienia koordynator_ka ds. dostępności 1 0

4. Zapewnienie miejsc parkingowych dla osób z niepełnosprawnościami, tzw. niebieskie koperty, w ramach istniejącego parkingu

Zapewnienie miejsc parkingowych ułatwia dostęp do podmiotu osobom z niepełnosprawnością ruchu. Wynika z ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych.

Priorytet: Wysoki - wynikający wprost z przepisów.
Data początkowa: 2024-01-01
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
4.1 Wybór wykonawcy komórka ds. zamówień publicznych 4 0
4.2 Wykonanie dodatkowych miejsc wykonawca zewnętrzny 4 4000

Dostępność cyfrowa

1. Dodanie napisów do filmów na YouTube

Filmy opublikowane na stronie internetowej podlegają przepisom ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Należy dodać napisy dla osób niesłyszących, o ile są niezbędne do zrozumienia treści. Dzięki temu osoby nie słyszące będą mogły zapoznać się z ich treścią.

Dodanie napisów do 105 filmów.

Priorytet: Wysoki - wynikający wprost z przepisów.
Data początkowa: 2023-03-31
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
1.1 Zamówienie usługi wykonania napisów (rozeznanie rynku, podpisanie umowy) komórka ds. zamówień publicznych 4 0
1.2 Realizacja zamówienia Wykonawca 20 10000
1.3 Inwentaryzacja filmów, do których trzeba dodać napisy Wydział Komunikacji Społecznej 1 300
1.4 Odbiór i sprawdzenie napisów koordynator_ka ds. dostępności 4 4

2. Dodanie tekstów alternatywnych do zdjęć opublikowanych na stronie www po 23 września 2020 r.

Priorytet: Wysoki - wynikający wprost z przepisów.
Data początkowa: 2023-04-18
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
2.1 Poznanie zasad redagowania tekstów alternatywnych przez 2 pracowników odpowiedzialnych za stronę www Wydział Komunikacji Społecznej 8 0
2.2 Dodanie tekstów alternatywnych począwszy od opublikowanego po 23 września 2020 r. Wydział Komunikacji Społecznej 4 0

3. Przeprowadzenie audytu dostępności cyfrowej strony internetowej przez podmiot zewnętrzny

Strona internetowa powstała wiele lat temu i podejrzewamy, że nie spełnia aktualnych wymagań dostępności cyfrowej. Nie mamy odpowiednich kompetencji, żeby ją samodzielnie zbadać, a cyfrowa dostępność jest wymagana przez ustawę o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Chcemy, żeby nasza strona internetowa była dostępna dla wszystkich użytkowników, w tym niewidomych, słabowidzących, z niepełnosprawnością słuchu, ruchu i intelektualną. Produktami audytu będą raport o stanie dostępności, rekomendacje do zmian.
Priorytet: Wysoki - wynikający wprost z przepisów.
Data początkowa: 2023-10-02
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
3.1 Przygotowanie opisu zamówienia i opublikowanie komórka ds. zamówień publicznych 4 0
3.2 Przeprowadzenie audytu przez wyłonionego wykonawcę koordynator_ka ds. dostępności 8 10000
3.3 Odbiór raportu i rekomendacji, dodatkowe konsultacje z wykonawcą koordynator_ka ds. dostępności 2 0

Dostępność informacyjno-komunikacyjna

1. Nawiązanie współpracy z tłumaczami PJM

wynika z : art.6 ust. 3 pkt. a) ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami oraz z ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o języku migowym i innych środkach komunikowania się poz. 1824 oraz z 2022 r. poz. 583 i 830). cel: zapewnienie dostępu do informacji
Priorytet: Wysoki - wynikający wprost z przepisów.
Data początkowa: 2023-09-01
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
1.1 wybór podmiotu zewnętrznego wykonującego tłumaczenie komórka ds. zamówień publicznych 4 0
1.2 ustalenie zasad współpracy oraz komunikowania się przy realizcaji usługi koordynator_ka ds. dostępności 2 0
1.3 podpisanie umowy z podmiotem zewnętrznym komórka ds. zakupów 2 0
1.4 umieszczenie informacji o dostępności usługi tłumacza PJM w stronie www urzędu (np. zakładka kontakt lub inna dedykowana dostępności) responsible: komórka IT/redaktor_ka strony www koordynator_ka ds. dostępności 1 0

2. Informacja dotycząca wnioskowania o tłumacza PJM nagranie z napisami, dźwiękiem i tłumaczeniem na PJM

wynika z : art.6 ust. 3 pkt. a) ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami oraz art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o języku migowym i innych środkach komunikowania się poz. 1824 oraz z 2022 r. poz. 583 i 830). cel: zapewnienie dostępu do informacji
Priorytet: Wysoki - wynikający wprost z przepisów.
Data początkowa: 2023-12-16
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
2.1 przygotowanie tekstu informacji koordynator_ka ds. dostępności 2 0
2.2 wybór podmiotu zewnętrznego wykonującego nagranie komórka ds. zamówień publicznych 4 0
2.3 nagranie podmiot zewnętrzny 2 1000
2.4 umieszczenie tekstu do odczytu maszynowego oraz nagrania na stronie www Redaktor strony www 1 0

Pozostałe działania

1. Informowanie o nowych działaniach z obszaru dostępności

Cel: podnoszenie wiedzy oraz informowanie obywateli o podjętych przez instytucję działaniach w zakresie dostępności.

Priorytet: Średni - wynikający z dobrych praktyk, ale nie z przepisów.
Data początkowa: 2023-01-01
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
1.1 przygotowanie formatki informacji o nowych działaniach z obszaru dostępności na stronę www koordynator_ka ds. dostępności 2 0
1.2 cykliczne przygotowywanie informacji o działaniach urzędu w zakresie dostępności oraz umieszczanie ich na stronie www - raz na kwartał koordynator_ka ds. dostępności 102 0

2. Aktualizacja procedury ewakuacji, w tym uzupełnienie jej o elementy ewakuacji osób ze szczególnymi potrzebami.

wynika z: Art. 6. Ustawy o zapewnianiu dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz art.236.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie Cel: aktualizacja procedury do wymogów ustawy o zapewnieniu dostępności, uzupełnienie o elementy dot. ewakuacji osób ze szczególnymi potrzebami. Może zawierać konsultacje z podmiotem zewnętrznym.
Priorytet: Średni - wynikający z dobrych praktyk, ale nie z przepisów.
Data początkowa: 2023-04-16
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
2.1 Przegląd bieżącej procedury specjalista_ka/komórka p.poż. 3 0
2.2 Wybór wykonawcy w zakresie uzupełnienia procedury ewakuacji komórka ds. zamówień publicznych 4 3000
2.3 Podpisanie umowy z wykonawcą zewnętrznym komórka ds. zakupów 1 0
2.4 Uzupełnienie procedury o elementy dot. ewakuacji osób ze szczególnymi potrzebami specjalista_ka/komórka p.poż. 4 0
2.5 Zatwierdzenie procedury i przekazanie informacji pracownikom specjalista_ka/komórka p.poż. 2 0
2.6 Ćwiczenia ewakuacji wg nowej procedury specjalista_ka/komórka p.poż. 3 0

3. Poprawa dostępności wystaw organizowanych w budynku głównym podmiotu

Ministerstwo realizuje minimum 4 wystawy w roku w hallu budynku głownego na ul. Dostępności. Poprawa dostępności wystaw ma na celu umożliwienie dotarcia z przekazem do wszystkich osób, które odwiedzają Ministerstwo.

Priorytet: Średni - wynikający z dobrych praktyk, ale nie z przepisów.
Data początkowa: 2023-09-01
Zadania
Lp. Nazwa Jednostka odpowiedzialna Czas trwania Szacowany koszt [zł]
3.1 Przygotowanie wytycznnych w zakresie dostępności wystaw dla podmiotu koordynator_ka ds. dostępności 6 0
3.2 Szkolenie dla osób realizujących wystawy z zakresu przygotowanych wytycznych koordynator_ka ds. dostępności 2 4

Szacowany koszt realizacji planu

  • Dostępność architektoniczna: 15 030
  • Dostępność cyfrowa: 20 304
  • Dostępność informacyjno-komunikacyjna: 1 000
  • Pozostałe działania: 3 004

Suma szacowanych kosztów: 39 338

Monitoring realizacji

Monitoring realizacji planu realizowany będzie przez koordynatora/kę ds. dostępności. W ramach monitoringu koordynator/ka ds. dostępności przygotuje każdorazowo do 31 stycznia roku następującego po roku realizacji planu sprawozdanie z realizacji planu.

 

Sprawozdanie powinno zawierać informacje o zrealizowanych działaniach wraz z ich liczbą, czasem realizacji oraz kosztem, a także wnioski oraz rekomendacje do dalszego działania lub zmian w planie.

 

Po każdorazowym przyjęciu sprawozdania przez osobę kierującą podmiotem zostanie dokonana aktualizacja planu na kolejny rok/lata, o ile konieczność aktualizacji będzie wynikać ze sprawozdania. Aktualizacja planu zostanie dokonana w szczególności w przypadku:

  • braku realizacji działania zaplanowanych w harmonogramie na dany rok, którego dotyczy sprawozdanie
  • konieczności uzupełnienia planu dodatkowymi działaniami na kolejny rok/lata realizacji.

Aktualizacja planu musi zostać zatwierdzona przez osobę kierującą podmiotem.

Osoba odpowiedzialna

 

Plan został przygotowany przez: Agata Gawska

 

Osoba zatwierdzająca plan: Naczelnik Urzędu

 

Wykres za okres od 2023-01-01 do 2024-12-29

wykres działań i zadań za okres od 2023-01-01 do 2024-12-29
Data początkowa Nr Działania i zadania Data końcowa
2023-01-01   Dostępność architektoniczna 2024-02-26
1
 
2023-02-12
2
 
2023-03-15
3
 
2023-11-18
4
 
2024-02-26
2023-03-31   Dostępność cyfrowa 2024-01-07
1
 
2023-10-20
2
 
2023-07-11
3
 
2024-01-07
2023-09-01   Dostępność informacyjno-komunikacyjna 2024-02-17
1
 
2023-11-02
2
 
2024-02-17
2023-01-01   Pozostałe działania 2024-12-29
1
 
2024-12-29
2
 
2023-08-13
3
 
2023-10-27